Un salarié avance 80 € de carburant pour un déplacement client, un commercial paie son repas en clientèle, un technicien itinérant use ses chaussures sur des chantiers. Qui rembourse ? Comment ? À quelles conditions ? Le mot défraiement revient dans toutes ces situations — et pourtant, beaucoup de salariés confondent encore ce mécanisme avec une prime ou un avantage salarial. Ce n’en est pas un.
Comprendre la définition exacte du défraiement, ses formes et ses règles de calcul, c’est éviter les mauvaises surprises sur la fiche de paie et les redressements URSSAF côté employeur. Voici ce qu’il faut savoir, sans jargon inutile.
Défraiement : de quoi parle-t-on exactement ?
La définition juridique et pratique
Le défraiement désigne le remboursement, par l’employeur, des frais engagés par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ce n’est pas une rémunération supplémentaire : le salarié a d’abord dépensé son argent, l’employeur le lui restitue. La logique est simple — le travail ne doit pas coûter de l’argent à celui qui le fournit.
Sur le plan légal, ce remboursement peut prendre deux formes distinctes :
- Le remboursement des frais réels : l’employeur rembourse exactement ce que le salarié a dépensé, sur présentation de justificatifs (factures, tickets de caisse, notes de frais).
- L’allocation forfaitaire : l’employeur verse une somme fixe, prédéfinie, sans exiger de justificatif. Le salarié garde l’excédent s’il dépense moins, il paie la différence dans le cas contraire.
💡 Notre conseil
Toujours conserver les justificatifs 3 ans minimum. En cas de contrôle URSSAF, c’est la preuve que le défraiement correspond à une dépense réelle et professionnelle — pas à une rémunération déguisée.
Défraiement vs salaire : une différence fondamentale
Le défraiement n’est pas soumis aux cotisations sociales, à condition de respecter les plafonds fixés par l’URSSAF. C’est là que beaucoup d’employeurs se font prendre : verser une « indemnité de repas » trop généreuse sans justificatif, ça ressemble à du salaire déguisé. L’URSSAF le traitera comme tel et réclamera les cotisations correspondantes.
La règle d’or : le défraiement compense une dépense, il ne rémunère pas un effort.
| 💼 Défraiement | 💰 Salaire |
|---|---|
| Rembourse une dépense engagée Exonéré de cotisations (dans les limites) N’apparaît pas dans la base imposable Ne figure pas dans le calcul des congés payés |
Rémunère un travail fourni Soumis aux cotisations sociales Imposable sur le revenu Sert de base au calcul des droits sociaux |
Les types de frais concernés par le défraiement
Les frais de déplacement
C’est la catégorie la plus fréquente. Un commercial terrain comme un Technico-commercial : Définition, rôle et perspectives en France parcourt souvent plusieurs centaines de kilomètres par semaine. Deux options s’appliquent :
- Remboursement kilométrique via le barème fiscal de l’administration (pour 2024, entre 0,529 € et 0,636 €/km selon la puissance du véhicule et la distance annuelle)
- Remboursement des billets de train, d’avion ou de location de voiture sur facture réelle
Le barème kilométrique couvre le carburant, l’usure du véhicule et l’assurance. Il ne couvre pas les péages ni les parkings — ceux-ci se remboursent en frais réels, sur justificatif.
Les frais de repas
Manger coûte de l’argent. Quand un salarié ne peut pas rentrer déjeuner chez lui parce qu’il est en déplacement professionnel, l’employeur doit compenser. En 2024, le plafond d’exonération URSSAF pour un repas pris seul en déplacement est fixé à 21,10 €. Pour un repas avec un client, c’est différent — les frais de représentation ont leurs propres règles.
21,10 €
plafond URSSAF 2024 pour un repas en déplacement (exonération de cotisations)
Les frais d’hébergement
Nuit d’hôtel, petit-déjeuner, nuitée en déplacement longue durée : tout ça entre dans le périmètre du défraiement. Les plafonds varient selon les villes (Paris est traité à part, avec un plafond de 150 € par nuitée contre environ 90 € en province). Au-delà, l’excédent devient une charge cotisable.
Les frais de double résidence
Moins connu : quand un salarié doit maintenir deux logements parce que son lieu de travail est trop éloigné de son domicile principal, l’employeur peut prendre en charge une partie du loyer de la résidence secondaire. Ce cas concerne surtout les cadres mutés ou les profils itinérants dont les métiers sont décrits sur des plateformes dédiées aux Métiers en tension.
Comment calculer un défraiement ?
La méthode au réel
C’est la plus simple à comprendre, la plus lourde à gérer. Le salarié collecte toutes ses dépenses professionnelles, remplit une note de frais, joint les justificatifs, et l’employeur rembourse le montant exact. Zéro marge, zéro interprétation.
Réunir toutes les factures, tickets et relevés liés aux dépenses professionnelles du mois.
Détailler chaque dépense : date, nature, montant, lien avec l’activité professionnelle.
Le manager ou le service RH approuve la note de frais et vérifie la cohérence des montants.
Le remboursement apparaît sur le bulletin de paie ou fait l’objet d’un virement séparé, selon les pratiques de l’entreprise.
La méthode forfaitaire
L’employeur fixe un montant mensuel ou journalier pour couvrir les frais professionnels, sans demander de justificatif. Plus simple à administrer, mais risquée si le forfait dépasse les plafonds URSSAF. Concrètement : verser 30 € par jour de repas alors que le plafond est à 21,10 €, c’est 8,90 € quotidiens requalifiables en salaire.
Les conventions collectives fixent parfois des montants supérieurs aux plafonds URSSAF. Dans ce cas, l’excédent est soumis à cotisations — mais le versement reste légal.
⚠️ À garder en tête
Un forfait défraiement ne dispense pas d’une utilisation professionnelle réelle des sommes. Si l’URSSAF démontre que les déplacements n’ont pas eu lieu, l’ensemble du forfait peut être requalifié en rémunération et donner lieu à un redressement avec majorations.
Défraiement et fiscalité : ce que ça change pour le salarié
Imposition sur le revenu
Le défraiement au réel, dans les limites légales, n’est pas imposable pour le salarié. Il ne s’agit pas d’un enrichissement mais d’une compensation. Le salarié qui opte pour la déduction des frais réels dans sa déclaration d’impôts doit alors déduire les remboursements perçus — autrement dit, on ne peut pas déduire une dépense déjà couverte par l’employeur.
Déclaration et transparence
Les remboursements de frais n’apparaissent pas dans le revenu imposable déclaré par l’employeur (case 1AJ de la déclaration). C’est une différence notable avec les primes ou les avantages en nature, qui, eux, y figurent.
✅ À retenir
Le défraiement rembourse des frais professionnels réels, sans cotisations sociales ni imposition — à condition de respecter les plafonds URSSAF et de pouvoir justifier la nature professionnelle des dépenses. Dès que ces conditions ne sont pas réunies, le remboursement bascule dans la catégorie salaire avec toutes les conséquences qui s’ensuivent.
Questions fréquentes sur le défraiement
Un employeur peut-il refuser de défrayer un salarié ?
Non, si les frais ont été engagés à la demande de l’employeur ou dans l’intérêt direct de l’entreprise. Le principe de non-imputabilité des frais professionnels au salarié est ancré dans la jurisprudence de la Cour de cassation depuis plusieurs décennies. Un salarié contraint de refuser un déplacement faute de remboursement pourrait même arguer d’un manquement de l’employeur à ses obligations.
Le défraiement figure-t-il sur la fiche de paie ?
Pas nécessairement. Les remboursements de frais peuvent apparaître sur le bulletin de paie dans une rubrique dédiée (hors cotisations), ou faire l’objet d’un virement distinct. Les deux pratiques sont légales. L’important, c’est que le montant soit traçable et distingué clairement du salaire brut soumis à cotisations.
Quelle différence entre défraiement et indemnité de grand déplacement ?
L’indemnité de grand déplacement est un cas particulier de défraiement, utilisée quand le salarié ne peut pas rentrer chez lui le soir (distance ou contrainte horaire). Elle couvre simultanément l’hébergement et les repas, avec des plafonds spécifiques. C’est du défraiement, mais dans un cadre réglementé plus précis.